Rembt's blog over
professioneel samenwerken
Do's & Don'ts voor de manager om spanning tussen twee teamleden snel en duurzaam op te lossen
Door Rembt Sickinghe
Als twee mensen uit je team onderling spanningen hebben klagen ze bij jou of bij anderen. Ze zijn minder enthousiast. Waren de spanningen eerst nog onzichtbaar, nu komen ze aan de oppervlakte. Dit kan ook de sfeer in het team beïnvloeden. Realisatie van de doelen dreigt in gevaar te komen als ze hiermee doorgaan. Zo snel mogelijk oplossen, dus. Het kost eerst dat tweetal veel tijd en energie en nu jou.
Do’s - tips voor het verbeteren van samenwerking in een team
- Direct adresseren.
Het tweetal zal vaak al (te) lang hebben gewacht om het bij jou ter sprake te brengen. Eerst dachten ze dat het probleem zich vanzelf oplost, door het te negeren of elkaar te ontlopen (liever dan elkaar op te zoeken). Als een probleem suddert haalt het duo al die tijd niet het maximale uit hun werkrelatie. Handel bij het eerste teken. - Inventarisatie.
Vraag wat ze tot nu toe hebben gedaan om eruit te komen? Hebben ze al samen gezeten? Waarom niet? Hoe is het gegaan? Wat verwachten zij van jou als manager? Wat gaan ze doen als zij er niet uitkomen? Als manager niet te snel zelf aan de slag gaan, zij zijn verantwoordelijk. - Gesprek.
Het is belangrijk dat het duo zelf samen met elkaar in gesprek komt op een gestructureerde en veilige manier. Het kan zo maar het eerste ‘echte’ open gesprek worden, waarbij lastige dingen worden uitgesproken of dingen waar een taboe op rust. En niets is moeilijker dan de eerste keer dat ‘Goede Gesprek’ te hebben. Zij moeten in gesprek. - Agenda met de juiste onderwerpen.
Het duo moet het over de juiste dingen gaan hebben. Bij problemen lopen vaak allerlei zaken door elkaar (inhoud en relatie). Het duo heeft meestal niet goed zicht op hoe zij de slierten spaghetti op het bord kunnen ontrafelen. - Zelf de oplossing laten bedenken.
Als het duo zelf de oplossingen bedenkt (bottom up) zal de kans groter zijn dat zij zich houden aan de gemaakte afspraken, dan wanneer deze door de manager wordt aangereikt, dan wel opgelegd (top down). Een oplossing is goed wanneer deze tegemoet komt aan wat voor hen beiden belangrijk is. Ze moeten samen aan jou kunnen uitleggen waarom de gekozen oplossing redelijk is. Als ze er niet uitkomen kun je ze vragen te kijken hoe anderen mensen zoiets hebben opgelost.
Don’ts – wat je als manager niet moet doen bij teamconflicten
- Word geen partij.
Je bent manager van beiden en beiden willen het graag goed voor je doen. Als je partij kiest heeft één het gevoel te hebben gewonnen en de ander te hebben verloren. Dan gaan die twee niet duurzaam succesvol samenwerken. Als jij of iemand van HR erbij wordt gehaald vergroot dat de kans op verzet. Dus, het duo zoveel mogelijk zelf aan de oplossing laten werken en zolang mogelijk wegblijven van rechter te zijn. En, je bent er voor beiden in gelijke mate. - Niet te snel oordelen.
Wat eenvoudiger is gezegd dan gedaan. Waak ervoor dat je voorbarig oordeelt, dat je vooruit luistert, meer wilt begrijpen dan is uitgelegd of te snel naar de oplossing wilt. Het duo zal het niet waarderen als je voor de één of de ander denkt. Het devies is om te luisteren zonder oordeel. Laat het duo daarna weten dat je hen begrijpt (samenvatten): wat er speelt (geef wat terug over de inhoud) dat je snapt wat dat met ze doet (gevoelsreflectie) en waar het ze werkelijk om te doen is. En check of dat klopt met wat ze je hebben verteld. - Eén absolute werkelijkheid bestaat niet.
Beiden hebben hun eigen kijk op hoe iets is. Op basis van hun beider subjectieve kijk ontstaat hun werkelijkheid. - Aan hun lot overlaten.
‘Zoek het maar uit’ zonder hulp aan te bieden verhoogt het risico dat de spanning verder oploopt of dat het conflict onopgelost blijft. Het maximale wordt niet uit de samenwerking gehaald, los nog van de impact van een verstoorde werkrelatie op de omgeving. - Te weinig doen aan preventie.
Zorg dat je van elk teamlid weet hoe de belangrijkste werkrelaties ervoor staan, die cruciaal zijn voor zijn/haar succes.
Als je je het als manager makkelijker wilt maken laat een duo eerst samen heatscannen, voordat jij je erop stort. Ze gaan dan eerst zelf aan de slag. Zij en jij krijgen informatie op basis van het Heatscan-rapport. Je geeft ze op die manier de kans en een andere start om er zelf uit te komen. Wat voor hen prettiger is en jou tijd scheelt.