Rembt's blog over
professioneel samenwerken
Tien redenen waarom samenwerking met je collega stroef kan gaan (en wat je er zelf aan kunt doen)
Door Rembt Sickinghe
Waarom er gêne is bij samenwerken?
We werken weliswaar elke dag samen maar nemen onvoldoende de tijd om in alle rust te bespreken wat we nodig hebben om het maximale uit onze samenwerking te halen. Hoe komt dat? Omdat we al onze hele leven samenwerken voelt het toch heel gênant om het daar nu juist over te gaan hebben. Want, waar moet je het dan over hebben? Nou, dat we goed samenwerken, dat is toch logisch?
Als een samenwerking onder spanning raakt verkrampen betrokkenen. Dingen die je normaal wel doet, zoals luisteren en vragen, doe je nu opeens niet meer adequaat. Ik vergelijk het wel eens met een snelweg. Waar je normaal gesproken naar elkaar kunt luisteren, zo breed als vier rijstroken naast elkaar, verlies je dat vermogen als er spanningen ontstaan. Je bent daarin opeens minder vaardig, alsof je opeens op een landweggetje rijdt, zo smal.
10 redenen voor een ongemakkelijke samenwerking
1. De sarcast
Je geeft in een vergadering inhoudelijke feedback op een voorstel van je college maar deze reageert buitengewoon onaardig tegen jou ‘Hoe lang jij hier al werkt!!’ (en dat was pas sinds kort). Hier worden inhoud en relatie door elkaar gehaald. De feedback op het voorstel wordt ervaren als een aanval op de persoon. Dit is goed om je bewust te zijn.
Wat te doen:
- Vraag: wat maakt het dat je zo (sarcastisch) reageert? Of: vanwaar deze aanval op de man en niet op de bal?
- Als de ander antwoordt: dat het niet zo is bedoeld of dat het niks is. Neem daar geen genoegen mee. Wees nieuwsgierig en vraag opnieuw: wat deed ik, dat jij zo reageerde, ik wil je namelijk echt begrijpen.
- Niet negeren, want mensen zeggen nooit iets zonder reden. Deze ander heeft misschien heel hard aan het voorstel gewerkt en voelt zich niet door jou gezien of vraagt zich af wat de andere aanwezigen over hem zullen denken.
- Je kunt ook vragen of het lag aan de manier waarop jij feedback hebt gegeven: check bij de ander hoe dat is overgekomen. Communicatie kent vele tonen.
- Als je het samen goed wilt doen maak onderscheid tussen inhoud van relatie. Maar weet dat beiden belangrijk zijn.
2. De stammenstrijd
Je moet met twee collega’s van een andere afdeling samenwerken. Helaas, twee bloedgroepen: geroddel, verborgen agenda’s en er wordt niet echt geluisterd.
Wat te doen:
- Zodra je je bewust bent wat je ziet gebeuren is het devies dit met elkaar bespreekbaar te maken in het overleg.
- Deel met hen wat je ziet gebeuren, wat het effect daarvan is op jou en hoe het voor jou voelt? Vraag vervolgens of zij dit herkennen? Feedback geven brengt de dialoog opgang. Bijvoorbeeld: ik wil jullie als collega feedback geven over onze samenwerking. Ik merk dat we dingen hier niet in alle openheid met elkaar bespreken. Het effect is dat we het niet over de dingen hebben waar we het wel over zouden moeten hebben en we dus geen optimale voortgang boeken. Het geeft mij een ongemakkelijk gevoel. Herkennen jullie dit?
- Het vergt voorbereiding, moed en assertiviteit om het te doen.
- Schrijf de zinnen uit. Hoe compacter de zinnen hoe helderder de boodschap. Oefen met het hardop uitspreken van deze zinnen. Denk aan je tone of voice, niet lelijk of boos.
- Goede voorbereiding helpt de ontvangers van je boodschap deze makkelijk en goed te ontvangen en jij zult ook meer oog hebben hoe de anderen reageren (non verbale signalen) op jouw feedback.
3. De paria
Je maakt deel uit van een projectteam maar je staat niet achter het resultaat waar jullie naar toe werken.
Wat te doen:
- Bespreekbaar maken.
- Heb je jouw mening al eerder kenbaar gemaakt? Hoe is daar mee omgegaan? Heb je het gevoel dat je gehoord bent?
- Hoe denken anderen erover? Ben je de enige?
- Als je uiteindelijk de ander(en) niet hebt kunnen overtuigen zul je ofwel jezelf moeten motiveren het gewoon te doen ofwel bespreken of het mogelijk is je van deze taak te ontheffen. Krijg je nergens gehoor en wil je niet aan deze klus werken, ga dan op zoek naar een andere job.
4. Het rare stel
Jullie zijn totaal verschillend: jij bent een flap-uit en de ander is bot en introvert; ‘een goede morgen’ is al bijna te veel gevraagd. Geen chemie. Jullie gaan elkaar uit de weg. Je kunt dus als mens heel verschillend zijn.
Wat te doen:
- Het is zaak dat jullie dit toch samen gaan bespreken: wat het met je doet wat die ander doet, wat het effect daarvan is en hoe dat voelt. En andersom.
- Geef aan elkaar aan wat je zou willen dat de ander doet of nalaat.
- Dus, je komt niet weg met het idee dat het probleem zich oplost als de ander zich maar even aan jou aanpast. Het is wederzijds, dus ook jij moet aan de bak.
- Wat voor jou heel normaal en makkelijk is kan voor de ander een grote uitdaging zijn. Vergeet dus niet positieve feedback te geven als de ander het goed probeert te doen. Want niks werkt motiverender dan dat.
- Diep van binnen zou de één wel iets willen hebben wat de kracht is van de ander en andersom.
5. De winstwaarschuwing
Je vertelde dat je de omzet niet ging halen en toen keek de ander heel moeilijk. Je voelde dat de ander zwaar teleurgesteld in jou was. Het hoge woord kwam eruit: het vertrouwen in jou was aangetast. Jij doorvragen waarom dat kwam. Het antwoord luidde: ‘Je hebt mij niet tijdig gewaarschuwd dat de cijfers konden tegenvallen. Nu moet ik op mijn beurt mijn superieuren het slechte nieuws vertellen. Dat vind ik niet professioneel overkomen. Je had mij tijdig op de hoogte moeten brengen’.
Wat te doen:
- Benoem wat je ziet, geef een gevoelsreflectie en check of dat klopt (bijvoorbeeld: ik zie je zeer bezorgd kijken en ik heb het gevoel dat je heel teleurgesteld bent, klopt dat).
- Doorvragen, opdat je doordringt waar het hier echt om gaat.
- Had je bovenstaande kunnen voorzien: ja, want als je het eerder aan de ander had gevraagd, was je erachter gekomen dat diegene het niet prettig zou vinden om te laat te worden ingeseind (onzorgvuldig proces).
6. De goocheltruc
Jij en de ander zien de ‘hete aardappel’ al die hele tijd op tafel liggen. Denk niet dat deze met een goocheltruc verdwijnt.
Wat te doen:
- Benoem de hete aardappel en bevraag de ander hoe deze naar de aardappel kijkt. Eenvoudig? Ja en nee. Ja, want je gaat gewoon het gesprek aan. Nee, want het kan spannend zijn (voor jullie allebei). En dat is ook normaal bij hete aardappels.
- Wees nieuwsgierig wat de aardappel heet maakt, waarom deze blijft liggen en wat jullie eraan en ermee kunnen doen. Dan zal hij weldra verdwijnen.
- Vergeet niet te bespreken hoe je voortaan met een hete aardappel zult omgaan.
7. De muur
Maar deze persoon verandert gewoon echt nooit, een hopeloos geval, je irriteert je wezenloos. Ik geef het op.
Wat te doen:
- ‘Heb je al met de ander gesproken? Ja hoor, ik heb het gezegd. Nee, dat is geen antwoord op mijn vraag. Spreken is niet hetzelfde zeggen.’ Dus, tijd maken voor het echte gesprek.
- Heb je al eerder hier met elkaar over gesproken maar er verandert niks, dan wordt het tijd voor metacommunicatie, dat is feedback geven over de manier van communiceren. Sinds ons vorige gesprek zie ik dat er niks is veranderd, terwijl jij dat wel zou doen. Het effect is dat het niet beter gaat. Ik heb het gevoel dat je mij niet serieus neemt. Herken je dat?
- Het komt statistisch voor dat het onmogelijk is om met een bepaald persoon te werken. Als je dat vindt rest je niks dan het beste ervan te maken in de gegeven omstandigheden. Kijk, of je taak met de ander anders kunt oplossen. Wie werkt wel goed met deze persoon samen?
- Waak er echter voor té snel iemand in die categorie te plaatsen. Denk maar aan de beeldspraak van het zwemdiploma: als één van de twee kan zwemmen, kan de ander worden gered en overleef je het beiden.
- Mensen kunnen onmogelijk doen maar niemand heeft zichzelf gemaakt. Niemand protesteert als je hem of haar probeert te begrijpen: echt luisteren zonder oordeel, belangstellend.
8. De mysticus
Hoe vaak komen we er niet achter dat taken onduidelijk zijn of dat boodschappen onduidelijk worden gegeven?
Wat te doen:
- Neem de tijd als iemand jou vraagt iets te doen. Of andersom, jij vraagt iemand iets te doen. Vaak gaan dingen even snel tussendoor, want er moeten immers zoveel dingen gebeuren. Bovendien, aan een half woord heb je toch genoeg. En weg zijn we.
- Bij elkaar checken of de dingen helder zijn: vraag de ander of die wil samenvatten wat jij zojuist hebt willen duidelijk maken, dan kun je zelf controleren of je helder bent geweest.
- Neem voldoende tijd om je voor te bereiden als je iets belangrijks tegen iemand moet zeggen. Want halve boodschappen hebben het risico halve resultaten te produceren.
9. De spoorzoeker
Jij hebt de boel laten groeien en bloeien en dan komt er iemand die zegt dat je het anders moet doen. Ziet diegene dan niet wat je allemaal hebt gedaan…. Wat je hier overkomt is dat je ego je in de weg kan zitten. Je zit helemaal in je eigen spoor. Is dat begrijpelijk? Ja.
Wat te doen:
- Wat helpt is zelfkritisch vermogen. Klopt het dat ik het heb laten groeien en bloeien? Waarom is wat ik deed nu misschien niet meer het juiste?
- Nieuwsgierig zijn: wat zijn de voordelen als je het anders doet?
- Heb ik gefaald? Nu anders doen betekent niet dat wat je gedaan hebt fout was. Vraag dit expliciet aan de ander, als je je dat afvraagt. Dat geeft duidelijkheid, anders blijft die gedachte in je hoofd zoemen.
- Sta open voor wat de ander je wil zeggen, luister. Als je het spoor van de ander begrijpt kun je beter over je eigen spoor reflecteren en kun je meer halen uit jullie samenwerking.
10. De verwarring
Iemand zegt A maar bedoelt B. Of iemand zegt A en doet B.
Wat te doen:
- Meestal zal diegene die dat zegt of doet dat niet zelf in de gaten hebben.
- Vertel diegene wat je hebt waargenomen en vraag of dat klopt, want voordat je het weet heb je een verkeerde aanname gedaan en zet je jezelf op het verkeerde been.
- De ander zal het waarderen als je zo zorgvuldig met hem/haar omspringt. Als je het samen goed wilt doen is het zaak om hier niet overheen te stappen.
- Het kan ook zijn dat iemand het bewust zo doet. Dan kun je vragen wat de ander voor ogen heeft. Wat maakt dat je A zegt en B doet? Hoe moet ik je communicatie lezen? Wat is belangrijker: wat je zegt of wat je doet?
- Hoe beter je elkaar begrijpt, hoe succesvoller je dingen samen voor elkaar kunt krijgen.